Hoy vamos a hablar de algo que quizá no parezca importante a primera vista para transitarios o profesionales del transporte, pero que al final de una jornada laboral puede marcar la diferencia: los emails.

Piénsalo, ¿cuántos emails recibes en un día? ¿Cuántos de ellos son realmente importantes y esenciales? ¿Cuánto tardas después de enviar un correo en volver a pillar el flow de tu tareas?

Por eso hoy queremos presentarte 4 claves para manejar tus correos de forma eficaz y sin que afecten a tu ritmo de trabajo, todo para que puedas optimizar tu trabajo como transitario y ofrecer los mejores servicios a tus clientes. 

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4 claves para reducir emails y optimizar el trabajo del transitario

Está claro que la mejor manera de gestionar emails y el tiempo que se invierte en leerlos y contestarlos es, simplemente, reducir el volumen de correos que se recibe al día. 

El email ha cambiado la manera que tenemos de comunicarnos con las personas pero a veces abusamos de él en nuestra jornada laboral y convertimos una herramienta destinada a ayudarnos en algo que más bien hace que disminuya nuestra productividad y nuestro rendimiento al final del día.

Así que, ¿cómo reduzco los correos de mi bandeja de entrada para optimizar mi trabajo? 

1.- Establecer buenas prácticas al escribir y contestar correos

Quizá aquí estemos haciendo un poco de trampa, ya que vamos a juntar varios consejos en uno solo, pero como entre ellos se retroalimentan lo mejor es agruparlos como buenas prácticas a la hora de escribir y contestar emails.

• Escribe mails cortos, concisos y que incluyan toda la información necesaria para que las personas que vayan a recibirlo sepan qué necesitas de ellas rápida y claramente. Esto evitará cadenas eternas de emails con dudas y pidiendo más información.
• No todos los emails necesitan respuesta. Creemos que si dejamos un email sin contestar estamos siendo maleducados, pero realmente hay emails que no necesitan nuestra intervención, ya sea porque hemos solucionado el tema por otro lado con esa persona, porque no van dirigidos específicamente a nosotros o porque el tema a tratar a llegado a su fin.
  • Aquí, además, podríamos añadir el ser cuidadosos con el «contestar a todos», y tratar de enviar nuestras respuestas solo a aquellos que realmente las necesitan o esperan.
• No todos los temas deben hablarse por correo. Y por supuesto, una de las principales raíces del problema. El email es una herramienta de comunicación, pero no está concebida como comunicación instantánea como lo puede ser Teams o Slack, más enfocados a las conversaciones de carácter interno y de temas sencillos para precisamente reducir el volumen de correos de la bandeja. Si realmente hay un tema urgente o complejo a tratar, lo mejor es usar una de estar herramientas anteriores o  una llamada telefónica con la que será más fácil obtener la información que necesitas y mucho más rápido.

2.-Limitar las consultas al correo

Estar constantemente interrumpiendo tus tareas para leer y contestar emails hace que tu rendimiento decaiga de manera notable. Nos distraemos y luego nos cuesta recuperar el ritmo de aquello que estábamos haciendo antes. Por eso es bueno establecer unas pautas o horarios que limiten las consultas a nuestra bandeja de entrada. 

Puedes establecer momentos determinados de tu jornada a solo leer y responder emails, por ejemplo a primera hora cuando llegues y antes de irte, antes y después de tu hora de comer… O puedes tomarlo como un tipo de técnica Pomodoro, en la que cada dos horas de trabajo específico e ininterrumpido, por ejemplo, dedicas quince minutos a leer y contestar emails y luego de nuevo dos horas más de trabajo, etc. Esto ayudará a que puedas concentrarte por completo tanto en tus tareas como en los correos, pues no estarás pensando en aquello que has dejado a medias o en el email que acaban de enviarte.

3.-Desactivar las notificaciones

Por eso otra clave que puede ayudarte a optimizar tu trabajo y cumplir con estas pautas es desactivar las notificaciones de nuevos correos. Puede que en un principio suene contradictorio, pero de esta manera lograremos evitar interrupciones que desvíen nuestra atención de la tarea entre manos, además de disminuir el estrés que nos pueda producir pensar en el recién llegado email que no estamos leyendo o contestando inmediatamente. De esta manera será mucho más fácil completar las tareas programadas que, en muchos casos de lo contrario quedan sin resolver y se posponen al día siguiente.

4.-La tecnología es tu aliada

La tecnología está para ayudarnos y debemos aprovecharla, no solo con las funcionalidades propias de las herramientas de correo (como organizando los emails en carpetas), si no con herramientas específicas de nuestro sector creadas especialmente para optimizar las tareas del día a día.

En el trabajo de los transitarios la base del intercambio de emails es pedir cotizaciones, información sobre los routings o el estado de la carga, etc. Y una buena herramienta web de gestión será la mejor aliada para reducir el volumen de correos y gestionar mejor tu tiempo y volumen de trabajo.

Beneficios de usar una herramienta digital para transitarios

Con una herramienta de gestión de carga como my.TransGlory.com puedes reducir los correos que llegan a tu bandeja hasta la mitad o incluso mucho menos.

Veamos algunos ejemplos:

• Cotizaciones: En este caso, pedir o confirmar una cotización produce una media 4 correos (pudiendo llegar a ser varios más). Usando una herramienta online de gestión de carga puedes llegar a recibir tan solo 1 correo de confirmación. 
• Routing orders: Llegados a este paso los emails empiezan a crecer considerablemente, alcanzando cifras de unos 20 o incluso 40 correos. Con my.TransGlory.com los emails pueden reducirse a una cuarta parte, alcanzando los 5 correos de media al confirmar los distintos pasos como la confirmación del routing, la asignación del barco y su confirmación de salida.

Pasar de 4 correos a 1 o de 10 a 5 puede no parecer demasiado, pero estos son los números aproximados al gestionar un envío. Imagina lo rápido que aumentarán los correos en tu bandeja de entrada a medida que sumes más y más rutas.

Otros beneficios de una herramienta online como esta es poder consultar de forma gratuita no solo cotizaciones, también próximas salidas y llegadas e incluso el estado de tu carga allí dónde esté gracias a nuestro sistema de seguimiento. Además, también puedes realizar bookings directamente desde la web, enviar BLs y editarlos en caso de que se haya realizado algún cambio, crear órdenes de trabajo… Todo a través de la web, sin necesidad de intercambiar más correos de los necesarios ni de instalar ningún programa.

Si quieres conocer más sobre my.TransGlory.com no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo  para que te muestren en más profundidad todas sus funcionalidades.